Hva forskriften krever
Et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet, tilpasset laget. For et borettslag uten ansatte betyr det:
- Oversikt over regelverket som gjelder for bygget: brannvern, elektriske anlegg, heis, lekeplass og det som ellers finnes.
- Mål for sikkerhetsarbeidet.
- Oversikt over hvem som gjør hva: i styret, og blant leverandørene.
- Kartlegging av risiko, og planer for å redusere den.
- Rutiner for å finne, rette og forebygge avvik.
- Årlig gjennomgang av at systemet virker.
De viktigste delene skal være skriftlige. Har laget ansatte, for eksempel egen vaktmester, kommer arbeidsmiljøloven i tillegg.
Fire dokumenter er nok
For de fleste lag holder det med:
- En oversikt over bygget, installasjonene og regelverket som gjelder.
- En kontrollkalender med alle kontroller, intervaller og hvem som bestiller.
- En avviksliste der det som er funnet og rettet, føres med dato.
- Et referat fra den årlige gjennomgangen i styret.
Mange boligbyggelag har en HMS-modul i styreportalen. Den gir strukturen. Den må fylles.
Det vi gjør
Felleskontroll fyller internkontrollen fra regnskapet og dokumentasjonen: hvilke kontroller som gjelder, hva som er gjort, og hva som mangler. Det går inn i kalenderen og i den årlige Kontrollerklæringen til årsmeldingen. Da er de fire dokumentene på plass, og de holdes ved like.
Spørsmål og svar
- Gjelder dette sameier også?
- Ja. Forskriften gjelder eieren av bygget, borettslag eller sameie.
- Holder det med HMS-modulen i styreportalen?
- Hvis den er fylt ut og holdes oppdatert, ja. En tom modul er ikke et internkontrollsystem.
- Hvem fører tilsyn?
- Brann- og redningsvesenet og det lokale eltilsynet kan be om å se systemet ved tilsyn.
Kilde: internkontrollforskriften (FOR-1996-12-06-1127), særlig § 5. Norsk brannvernforening om internkontroll i boligselskap.