Personvernerklæring – Felleskontroll

Felleskontroll (Inédito Norge AS, org.nr 937 882 785, Tollbugata 8A, 0152 Oslo) er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi samler inn om besøkende på nettsiden, om personer vi kontakter i markedsføring, og om kontaktpersoner hos våre kunder. For opplysninger vi behandler på vegne av et boligselskap i et oppdrag, er boligselskapet behandlingsansvarlig og vi er databehandler, regulert i egen databehandleravtale.

Kontakt om personvern: post@felleskontroll.no, 944 47 258.

1. Hvem vi behandler opplysninger om, og hvorfor

Styremedlemmer i borettslag og sameier vi kontakter

Vi henter navn, rolle og boligselskapets kontaktadresse fra Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene), som er offentlig. Vi bruker dette til å sende informasjon om våre tjenester til boligselskapet ved styreleder eller styremedlem, per post eller til den e-postadressen boligselskapet har oppgitt som sin kontaktadresse.

Grunnlag: berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f). Henvendelsen gjelder mottakerens rolle som representant for boligselskapet, ikke vedkommende som privatperson. Du kan når som helst be om å ikke bli kontaktet, se punkt 5.

Vi lager også en offentlig tilgjengelig sammenligning av boligselskapets kostnadsnivå basert på årsregnskap fra Regnskapsregisteret. Dette er opplysninger om boligselskapet, ikke om enkeltpersoner.

Kontaktpersoner hos kunder og leverandører

Navn, rolle, e-post og telefon til den som representerer boligselskapet eller en leverandør i et oppdrag. Brukes til å gjennomføre avtalen, sende varsler og rapporter, og fakturere.

Grunnlag: oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 b) og berettiget interesse.

Besøkende på nettsiden

Vi bruker ingen informasjonskapsler. Besøksstatistikk måles med Plausible Analytics, som ikke lagrer IP-adresser eller identifiserer den enkelte besøkende, og som lagrer data i EU. Dersom du fyller ut skjema (bestilling), lagrer vi det du oppgir for å følge opp henvendelsen. Booker du en samtale, skjer det i Google Kalender, og navn og e-post du oppgir behandles av Google som vår leverandør.

Grunnlag: berettiget interesse og, ved bestilling, avtale.

Personer i offentlige registre

I oppdrag for et boligselskap kontrollerer vi om personer med roller i boligselskapet også har roller eller eierinteresser i boligselskapets leverandører. Vi bruker Enhetsregisteret og aksjonærregisteret, som er offentlige. Denne behandlingen skjer på oppdrag fra boligselskapet, og boligselskapet er behandlingsansvarlig.

2. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Lagringstid per type opplysninger

Opplysninger	Lagringstid
Markedsføringsutsendelser (navn, rolle, adresse, sendt dato)	24 måneder etter siste utsendelse, deretter slettes eller anonymiseres
Reservasjoner mot kontakt	Så lenge reservasjonen gjelder
Kundekontakter	Avtaletiden + 12 måneder, deretter slettes. Regnskapsdokumentasjon oppbevares i 5 år etter bokføringsloven
Skjemahenvendelser uten avtale	6 måneder
Oppdragsdata (som databehandler)	Etter databehandleravtalen, normalt 90 dager etter opphør

3. Hvem vi deler opplysninger med

Vi deler ikke opplysninger med andre enn de underleverandørene vi bruker for å drive tjenesten (drift og lagring, e-post, elektronisk signatur, fakturering). Alle er bundet av databehandleravtale. Opplysningene lagres i EU/EØS der det er mulig; bruker vi en amerikansk leverandør (Google for e-post og booking), skjer overføringen etter EU–US Data Privacy Framework. Listen over underleverandører får du ved å skrive til post@felleskontroll.no.

Vi selger aldri personopplysninger. Statistikk og referansetall vi utvikler er anonymisert og aggregert og kan ikke knyttes til enkeltpersoner eller enkelte boligselskap.

4. Sikkerhet

Opplysningene lagres kryptert hos leverandører i EU/EØS, med tilgangsstyring og logging. Bare personell med tjenstlig behov har tilgang.

5. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få dem rettet eller slettet, til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse, og til dataportabilitet der det er relevant. Send henvendelsen til post@felleskontroll.no. Vi svarer innen 30 dager.

Ønsker du ikke å bli kontaktet av oss i din rolle som styremedlem, send en e-post med boligselskapets navn, så reserverer vi boligselskapet mot videre henvendelser.

Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) dersom du mener vi behandler opplysninger i strid med regelverket.

6. Endringer

Vi oppdaterer erklæringen ved behov. Vesentlige endringer varsles til kunder per e-post.