Hvorfor det betyr noe
En muntlig avtale kan være gyldig, men uten noe skriftlig er det uklart hva som skal leveres, hva prisen skal være, og hvordan den kan sies opp. Det gjør det vanskelig å kontrollere fakturaene, og vanskelig å reforhandle. Leverandøren vet det også.
Slik rydder styret opp
- Finn leverandørene med faste beløp i leverandørreskontroen.
- Sjekk om avtalen finnes i styreportalen eller hos forrige styre.
- Be leverandøren om grunnlaget. Kopi av avtalen, eller en skriftlig bekreftelse av hva som leveres, pris, regulering og oppsigelse.
- Vurder behovet. Trenger laget tjenesten? Er prisen riktig?
- Inngå skriftlig avtale eller si opp, og skriv det i protokollen.
E-post til leverandøren
Emne: Avtalegrunnlag, [Borettslagets navn]
Hei,
Styret i [Borettslagets navn] går gjennom lagets avtaler. Vi betaler kr [beløp] per [måned] til dere for [tjeneste], men finner ikke avtalen. Kan dere sende oss en kopi, eller en skriftlig bekreftelse av hva som leveres, pris, prisregulering og oppsigelsesvilkår, innen [dato]?
Med vennlig hilsen
[Navn], styreleder
Det vi gjør
Felleskontroll finner leverandørene uten kjent avtale i regnskapet, og ber om grunnlaget på lagets vegne med fullmakt fra styret. Det som ikke kan forklares, anbefaler vi å si opp.
Spørsmål og svar
- Er en muntlig avtale gyldig?
- Ja, som hovedregel. Men innholdet er vanskelig å bevise. Be om en skriftlig bekreftelse.
- Kan vi bare slutte å betale?
- Nei. Si opp på vanlig måte, og betal for det som er levert frem til da. Det er ryddigere, og det er billigere enn en tvist.
- Hva om ingen vet hvem som inngikk avtalen?
- Det er vanlig. Avtalen er inngått av laget, ikke av en person, og gjelder uansett hvem som satt i styret.
Kilde: avtaleloven. Generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.