Tre regler
1. Ingen faktura betyr ikke alltid ingen kontroll. Noe gjøres av vaktmesteren, noe som egenkontroll, noe følger med en annen avtale. Men for noen kontroller er fraværet et sterkt signal.
2. En faktura er ikke en rapport. At kontrollen er betalt, viser at den er bestilt. Ikke at rapporten finnes, eller at avvikene er lukket. Status har derfor tre nivåer: betalt og dokumentert, betalt men rapport mangler, og verken betalt eller dokumentert.
3. Leverandøren avgjør hva som ble gjort. «Kontroll» fra heisfirmaet er service, ikke sikkerhetskontroll. Arbeid fra en elektriker er ikke nødvendigvis en el-kontroll.
Hva fakturaene forteller
| Kontroll | Spor i regnskapet | Hvor ofte | Ingen faktura betyr |
|---|---|---|---|
| Heis, sikkerhetskontroll | Egen faktura fra kontrollorgan, per heis | Hvert 2. år | Trolig ikke gjort |
| El-kontroll | Faktura merket el-kontroll eller NEK 405 | Hvert 5. år | Trolig ikke gjort, sjekk polisen |
| Brannalarm | Årlig faktura fra servicefirma | Årlig | Trolig ikke gjort |
| Brannteknisk tilstandsvurdering | Engangsfaktura fra brannrådgiver | Én gang, bygg før 1985 | Trolig ikke gjort |
| Håndslokkere | Årlig faktura, ofte med brannalarm | Årlig | Kan være gjort av vaktmester, be om dokumentasjon |
| Lekeplass, hovedettersyn | Faktura, gjerne om våren | Årlig | Kan ligge i vaktmesteravtalen |
| Brannvern, eiers ettersyn | Ingen faktura | Kvartalsvis | Sier ingenting, be om sjekklistene |
Den andre veien
Fakturaer oftere enn nødvendig er også et funn. Sikkerhetskontroll av heisen hvert år, eller to leverandører som begge fakturerer brannkontroll, er dobbeltbetaling.
Slik gjør styret det
- Hent leverandørreskontroen for fem år, siden el-kontrollen bare gjøres hvert femte år.
- Finn fakturaene som gjelder kontroller.
- Noter siste dato for hver kontroll.
- Be om rapporten for hver av dem.
- For det som mangler faktura: spør om det gjøres av vaktmesteren eller som egenkontroll, og be om sjekklistene.
Det vi gjør
Felleskontroll leser fakturaene for alle kontrollene, setter status på hver av dem, og ber om rapportene for akkurat det regnskapet viser er betalt for. For styret er det tjue minutter, ikke en helg i permen.
Spørsmål og svar
- Hvorfor fem år med fakturaer?
- Fordi el-kontrollen gjøres hvert femte år. Med tre år kan den mangle i utvalget selv om den er gjort.
- Holder det at kontrollen er betalt?
- Nei. Rapporten må finnes, og avvikene må være lukket. Betaling viser bare at kontrollen ble bestilt.
- Hva om vaktmesteren gjør kontrollene?
- Da skal det finnes sjekklister med dato og signatur. Uten dem er kontrollen ikke dokumentert, og da er den i praksis ikke gjort.
Metoden er generell. Hva som teller som dokumentasjon, avhenger av kontrollen, polisen og leverandøren.