Må borettslaget hente inn anbud?

Nei. Borettslag og sameier er som hovedregel ikke bundet av reglene for offentlige anskaffelser. Vedtektene eller generalforsamlingen kan likevel ha egne regler for store avtaler.

Kan styret si opp en avtale midt i avtaleperioden?

Det avhenger av avtalen. Les oppsigelsesbestemmelsen. Står det ingenting om oppsigelse, bør styret hente juridisk råd før de sier opp.

Hva gjør vi hvis leverandøren har fakturert for mye?

Skriv til leverandøren med avtalen og fakturaene, og krev det overskytende tilbake. Som hovedregel for de siste tre årene.

Bør vi alltid bytte til den billigste?

Nei. En leverandør som kjenner bygget og leverer det avtalen sier, er ofte verdt litt mer. Bruk tilbudene til å få riktig pris, ikke nødvendigvis ny leverandør.

Slik reforhandler styret avtalene selv, i seks steg

1. Finn avtalene i regnskapet

Be forretningsføreren om leverandørreskontro for de tre siste årene. Den viser hver betaling per leverandør. Marker beløpene som går igjen hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Hvert slikt beløp er en avtale, også når ingen finner avtalen.

Start med de største: vaktmester, renhold, heisservice, snøbrøyting, TV og internett, energi. Forsikringen er et eget tema, se Forsikringen: er premien beregnet på riktig grunnlag?

2. Hent avtalen og det som faktisk leveres

For hver avtale trenger dere tre ting: den signerte avtalen med vedlegg, prisreguleringene siden den ble inngått, og hva som er levert. Mangler noe, ber dere leverandøren om det. De er vant til spørsmålet.

Sammenlign fakturaen med avtalen. Stemmer prisen med avtalt pris og avtalt regulering? Fakturerer to leverandører for det samme? Leveres det som står i avtalen?

3. Finn prisen andre betaler

Be to eller tre andre leverandører om pris på nøyaktig samme omfang. Send en kort beskrivelse: hva, hvor ofte, og hvor store arealer. Snakk gjerne med styret i nabolaget. Det dere trenger, er ett tall å holde prisen opp mot. Uten det tallet blir forhandlingen en diskusjon om følelser.

4. Skriv til leverandøren

Vær konkret og vennlig. Si hva dere betaler, hva dere har fått vite om markedet, og hva dere ønsker.

Emne: Gjennomgang av avtalen om [tjeneste], [Borettslagets navn]

Hei [navn],

Styret i [Borettslagets navn] går gjennom lagets avtaler før budsjettet for [år]. Vi betaler i dag kr [beløp] i året for [tjeneste], etter avtale fra [år].

Vi ber om:

kopi av gjeldende avtale med vedlegg og alle prisreguleringer siden [år],

pris for samme omfang fra [dato], og

en oversikt over hva som er levert de siste tolv månedene.

Vi har fått pris på tilsvarende omfang fra andre leverandører. Vi vil gjerne fortsette samarbeidet hvis prisen er riktig. Kan vi få svar innen [dato]?

Med vennlig hilsen
[Navn], styreleder, [Borettslagets navn]

5. Forhandle før dere bytter

De fleste leverandører justerer prisen heller enn å miste en kunde. Et bytte tar tid, og en ny leverandør må læres opp i bygget. Vår anbefaling er å bytte sjelden: når forskjellen er stor, eller når leveransen ikke holder.

Sjekk oppsigelsestiden før dere sier opp. Mange avtaler fornyes automatisk for ett år om gangen, med oppsigelse to eller tre måneder før. Har leverandøren fakturert mer enn avtalen gir grunnlag for, kan laget kreve tilbake det som er betalt for mye de siste tre årene.

6. Vedta og dokumenter

Når dere er enige, gjør styret vedtak. Skriv i protokollen hvilken avtale det gjelder, ny pris, og fra når. Legg avtalen i styreportalen. Sett neste gjennomgang i kalenderen, gjerne to måneder før neste oppsigelsesfrist.

Det er dokumentasjonen neste styre trenger, og svaret hvis noen spør på generalforsamlingen.

Når det lønner seg å få hjelp

Én avtale tar en kveld. Femten avtaler, tre års fakturaer og oversikten over hvilke kontroller som er gjort, tar en måned med kvelder. Felleskontroll gjør hele jobben på 20 virkedager. Dere beholder 60 % av besparelsen første år og alt fra år to, og finner vi ingenting som monner, betaler dere ingenting for reforhandlingen.

Spørsmål og svar

Må borettslaget hente inn anbud?: Nei. Borettslag og sameier er som hovedregel ikke bundet av reglene for offentlige anskaffelser. Vedtektene eller generalforsamlingen kan likevel ha egne regler for store avtaler.
Kan styret si opp en avtale midt i avtaleperioden?: Det avhenger av avtalen. Les oppsigelsesbestemmelsen. Står det ingenting om oppsigelse, bør styret hente juridisk råd før de sier opp.
Hva gjør vi hvis leverandøren har fakturert for mye?: Skriv til leverandøren med avtalen og fakturaene, og krev det overskytende tilbake. Som hovedregel for de siste tre årene.
Bør vi alltid bytte til den billigste?: Nei. En leverandør som kjenner bygget og leverer det avtalen sier, er ofte verdt litt mer. Bruk tilbudene til å få riktig pris, ikke nødvendigvis ny leverandør.

Se tallene for deres lag

Kilder: avtaleloven, foreldelsesloven (tre års hovedregel). Borettslag og sameier er som hovedregel ikke oppdragsgiver etter anskaffelsesloven. Antall avtaler per lag er vårt anslag.