Spørsmålene som kommer
Om pengene
- Hvorfor øker felleskostnadene?
- Hva betaler vi for vaktmester og renhold, og er det riktig pris?
- Hvorfor har vi to heisleverandører?
Om sikkerheten
- Er el-anlegget kontrollert?
- Når ble heisen sist kontrollert?
- Er brannvernet i orden?
Om styret
- Hvem har styret inngått avtaler med, og har noen i styret interesser i leverandørene?
- Hva gjør forretningsføreren, og hva gjør styret?
Tre dokumenter som svarer
- Avtaleregisteret. Alle avtaler, priser og oppsigelsesfrister. Svarer på spørsmålene om pengene. Se Slik bygger dere et avtaleregister fra fakturaene.
- Kontrollkalenderen. Alle kontroller som gjelder, når de sist ble gjort, og når neste er. Svarer på spørsmålene om sikkerheten.
- En oversikt over roller. Hvem i styret som har roller eller eierinteresser hos leverandører, og hvordan det er håndtert. Svarer på spørsmålet om habilitet.
Med de tre på plass kan styret svare med dato og kilde, i stedet for «det skal vi undersøke». Vi tror det svaret gjør møtet en time kortere.
I årsmeldingen
Mange spørsmål forsvinner hvis svaret står i årsmeldingen: en kort oversikt over hvilke kontroller som gjelder, hva som er gjort, og hva styret har vedtatt for resten. Den følger også med til neste styre.
Det vi gjør
Felleskontroll lager de tre dokumentene fra regnskapet, og gir styret en årlig Kontrollerklæring til årsmeldingen med merket «Kontrollert 2027». Da ligger svarene i innkallingen.
Spørsmål og svar
- Må styret svare på alt på møtet?
- Nei. Styret kan svare skriftlig i etterkant. Men konkrete svar på møtet gir tillit.
- Kan beboerne kreve å se avtalene?
- Generalforsamlingen kan be styret om informasjon. Avtalene er lagets, og vi mener styret bør gi innsyn så lenge det ikke gjelder personopplysninger.
- Hva om styret ikke vet svaret?
- Si det, og si når svaret kommer. Et styre som vet hva det ikke vet, står sterkere enn et som gjetter.
Kilde: borettslagsloven og eierseksjonsloven om ordinær generalforsamling og årsmøte innen utgangen av juni.