Slik bygger dere et avtaleregister fra fakturaene

Start med pengene, ikke med permen

Avtalene ligger spredt: i styreportalen, i e-poster, i en perm hos forrige styreleder. Fakturaene ligger samlet i regnskapet. Derfor går det raskere å starte med fakturaene og finne avtalene etterpå.

1. Hent leverandørreskontroen

Be forretningsføreren om leverandørreskontro for de tre siste årene, helst i Excel. Den viser alle betalinger per leverandør.

2. Finn beløpene som går igjen

Faste beløp hver måned, hvert kvartal eller hvert år er avtaler. Ta med alle, også de små. En leverandør med fast beløp og ukjent avtale er det første dere skal spørre om.

3. Fyll ut registeret

Én linje per avtale:

4. Finn avtalene

For hver linje: finn den signerte avtalen. Mangler den, be leverandøren om kopi. Se Leverandører uten skriftlig avtale.

5. Legg fristene inn i kalenderen

Oppsigelsesfristene går inn i styrets kalender med varsel i god tid. Se Avtaler som fornyes stille 1. januar.

6. Hold det oppdatert

Når en avtale endres, sies opp eller inngås, oppdateres registeret. Gå gjennom hele listen én gang i året, før budsjettet i september.

Last ned malen

Regnearket har kolonnene over, ferdig formatert.

Det vi gjør

Felleskontroll bygger avtaleregisteret fra tre års fakturaer, finner avtalene bak, legger inn fristene, og holder registeret oppdatert. Det inngår i oppstarten, og registeret tilhører laget, også om dere slutter hos oss.

Spørsmål og svar

Hvor mange avtaler har et vanlig borettslag?

Et lag med rundt én million i driftskostnader har etter vårt anslag mellom 8 og 15 løpende avtaler.

Må forretningsføreren utlevere reskontroen?

Regnskapet tilhører laget, og styret har rett til innsyn i det. Be om det skriftlig.

Skal kommunale avgifter og strøm med?

Ja, som egne linjer. Det er lite å forhandle på avgiftene, men de bør stemme med antall boliger.

Antall avtaler per lag er vårt anslag.