Slik oppstår dobbeltavtaler
- Leverandørbytte uten oppsigelse. Den nye avtalen signeres, den gamle sies ikke opp innen fristen.
- Styreskifte. Det nye styret vet ikke hvilke avtaler det gamle har inngått eller sagt opp.
- Overlappende omfang. Vaktmesteren gjør lekeplassettersyn, og det gjør et eget firma også. Brannalarmen og slokkeutstyret kontrolleres av to leverandører.
- Avtaler som følger med noe annet. En serviceavtale på porten som også dekkes av vaktmesteravtalen.
Slik ser det ut i regnskapet
To leverandører i samme kategori, begge med faste beløp. Eller én leverandør som fakturerer for noe laget ikke lenger har. Hver faktura ser riktig ut for seg. Mønsteret viser seg først når alle fakturaene i en kategori ligger ved siden av hverandre. I typetilfellet på forsiden fakturerte to leverandører for service på de samme heisene siden 2021, kr 41 000 i året. Det er tre års dobbeltbetaling før noen så det.
Slik finner styret dem
- Hent leverandørreskontroen for tre år.
- Sorter leverandørene etter hva de leverer: heis, renhold, vaktmester, brann, el, snø.
- Se etter kategorier med mer enn én fast leverandør.
- Spør hver av dem hva de leverer, og be om avtalen.
Det vi gjør
Felleskontroll sorterer alle leverandørene i regnskapet etter hva de leverer, og finner overlapp, avtaler uten leveranse og fakturaer for ting laget ikke lenger har. En overflødig avtale sies opp, og besparelsen er hele beløpet.
Spørsmål og svar
- Kan vi få tilbake det vi har betalt?
- Har leverandøren fakturert uten å levere, eller uten gyldig avtale, kan laget kreve tilbake det som er betalt de siste tre årene. Ofte ender det med en minnelig løsning.
- Hvordan sier vi opp riktig ved leverandørbytte?
- Skriftlig, innen fristen i den gamle avtalen, og be om bekreftelse. Legg bekreftelsen i styreportalen.
- Er heisservice og sikkerhetskontroll to avtaler om det samme?
- Nei. De er to ulike ting, og laget trenger begge. Se Heis: sikkerhetskontroll og service.
Eksemplet er et sammensatt og anonymisert typetilfelle.