Hva forretningsfører gjør, hva revisor gjør, og hva ingen gjør

Forretningsføreren fører

Forretningsføreren gjør det forretningsføreravtalen sier. Som regel er det å:

• føre regnskapet og betale fakturaene styret har godkjent
• kreve inn felleskostnader og følge opp dem som ikke betaler
• lage årsregnskap og forslag til budsjett
• drive styreportalen der fakturaer godkjennes og dokumenter ligger

Forretningsføreren behandler det som kommer inn. Om heisavtalen trengs, om vaktmesteren er riktig priset, eller om el-kontrollen er gjort, er ikke en del av jobben. Det står ikke i avtalen, og det er ikke det laget betaler for.

Revisoren bekrefter

Borettslag skal alltid ha revisor, og det skal sameier med mer enn 20 seksjoner også. Revisoren kontrollerer at årsregnskapet gir et riktig bilde og at bilagene stemmer, og skriver revisjonsberetningen til generalforsamlingen.

Revisoren tar stikkprøver for å bekrefte tallene. Om prisen i en avtale er riktig, om to leverandører fakturerer for det samme, eller om en lovpålagt kontroll mangler, er utenfor revisjonen. En faktura som er riktig ført, er riktig for revisor, uansett om laget trengte den.

Styret godkjenner, én faktura om gangen

Styret har ansvaret for driften. I praksis godkjenner styreleder fakturaer i portalen, én og én, gjerne på mobilen om kvelden. Hver faktura ser riktig ut for seg. Mønstrene viser seg først når tre års fakturaer ligger ved siden av avtalene, og det er det ingen som har tid til.

Det ingen gjør

Det er i disse fire radene pengene og risikoen ligger. I et typisk lag på 68 boliger kan det se slik ut: to leverandører fakturerer for service på de samme heisene, kr 41 000 i året. Vaktmesteravtalen er ikke justert siden 2019 og ligger 28 % over det andre betaler, kr 63 000 i året. Og el-kontrollen forsikringen krever hvert femte år, ble sist betalt for i 2017.

Ingenting av dette er feil i regnskapet. Alt er ført riktig. Ingen har lest det.

Slik gjør styret det selv

1. Be forretningsføreren om leverandørreskontro for tre år. Den viser alle betalinger per leverandør.
2. Marker beløpene som går igjen. Faste beløp hver måned eller hvert kvartal er avtaler, også når ingen finner avtalen.
3. Legg hver avtale i et register: leverandør, pris per år, løpetid og oppsigelsesfrist.
4. Sjekk kontrollene. Finn siste faktura for el-kontroll, heiskontroll og lekeplass, og legg neste frist inn i kalenderen.

Regn med et par kvelder for et lag med 8–15 avtaler. Slik bygger dere et avtaleregister fra fakturaene · Kontrollene som gjelder for et borettslag

Det vi gjør

Felleskontroll er den tredje rollen. Vi leser tre års fakturaer mot avtalene og kontrollene og gir dere én rapport på 20 virkedager: hva som kan sies opp eller reforhandles, i kroner per år, og hvilke kontroller som er gjort og hvilke som mangler. Styret beslutter.

Spørsmål og svar

Er ikke dette forretningsførerens jobb?

Les forretningsføreravtalen. De fleste dekker regnskap, betaling, innkreving og årsoppgjør. Å vurdere om avtalene er riktige og nødvendige, er sjelden med. Spør gjerne forretningsføreren hva som inngår. Svaret er som regel ærlig og kort.

Sjekker ikke revisor fakturaene?

Revisor kontrollerer at regnskapet stemmer, blant annet med stikkprøver av bilag. Revisor vurderer ikke om prisen er riktig, om avtalen trengs, eller om lovpålagte kontroller er gjort.

Hvem har ansvaret hvis en lovpålagt kontroll ikke er gjort?

Laget som eier, og dermed styret. Verken forretningsfører eller revisor har ansvar for at kontrollene blir gjort.

Trenger et lite lag dette?

Oppgavene er de samme, men det er færre avtaler. Under 20 boliger kan styret som regel gjøre det selv med listen over.

Kilder: borettslagsloven, eierseksjonsloven § 64 (revisjon), revisorloven. Eksemplet er et sammensatt og anonymisert typetilfelle.