Første uke: tilganger
- Rollene i Enhetsregisteret. Det nye styret må meldes inn. Forretningsføreren hjelper som regel til.
- Styreportalen. Be om tilgang, og se hva som ligger der.
- Bank og fakturagodkjenning. Hvem godkjenner fakturaer, og hvordan?
- Nøkler og koder. Tekniske rom, heismaskinrom, fellesarealer.
Første måned: overlevering
Be forrige styreleder om:
- avtalene, eller hvor de ligger
- protokollene fra de siste to årene
- forsikringspolisen og siste skademeldinger
- rapportene fra siste el-kontroll, heiskontroll og lekeplassettersyn
- saker som er åpne
Mye av dette finnes ikke samlet. Det er normalt, og det er ikke forgjengerens feil.
Andre måned: avtalene
Lag en oversikt over alle avtaler, fra fakturaene. Se Slik bygger dere et avtaleregister fra fakturaene. Noter oppsigelsesfristene, og se om noen av dem passerer snart.
Tredje måned: kontrollene og forsikringen
- Gå gjennom kontrollene som gjelder for bygget, og finn når hver av dem sist ble gjort.
- Les forsikringens sikkerhetsforskrifter, og finn hovedforfallet.
- Sjekk om bygget er fra før 1985, og om brannteknisk tilstandsvurdering er gjort.
Etter 90 dager
Du har en oversikt over avtalene, kontrollene og forsikringen. Legg den i styreportalen. Den er grunnlaget for budsjettet, og den er det neste styre trenger når det er deres tur. Det er mer enn de fleste styreledere har etter tre år.
Det vi gjør
Felleskontroll gir en ny styreleder hele oversikten på 20 virkedager: alle avtaler, alle kontroller, og hva som bør gjøres først. Ved neste styreskifte får det nye styret en overleveringsrapport, uten at noen må lete.
Spørsmål og svar
- Er jeg personlig ansvarlig for det forrige styre gjorde?
- Nei, ikke for beslutninger tatt før du kom inn. Men du har ansvar for oppfølgingen fra du er valgt.
- Hva gjør jeg hvis avtalene ikke finnes?
- Be leverandørene om kopi. De er vant til spørsmålet, og de svarer raskt.
- Trenger styret ansvarsforsikring?
- Mange lag har styreansvarsforsikring. Sjekk om laget har det, og hva den dekker. Vi mener alle lag bør ha den.
Generell sjekkliste. Rutinene varierer mellom forretningsførere og lag.